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Archives communales : des milliers de documents passés à la loupe

2019 06 05 archiveLa construction du nouvel hôtel de ville a été l’occasion de réfléchir à une meilleure organisation des archives municipales. C’est le service des archivistes itinérants du Centre de Gestion (CDG) du Finistère qui a eu en charge cette mission, un travail de longue haleine aujourd’hui terminé.

330 mètre linaires traités

Un état des lieux dressé en 2009 a mis en évidence la nécessité de pallier les problèmes d’organisation et de conservation des documents. Avant la mise en service de la nouvelle mairie, la commune disposait de deux locaux de stockage, situés dans les combles de l’ancien hôtel de ville et au centre technique municipal, et ne présentant pas les conditions adéquates d’archivage.

En 2013, la mairie a accueilli Véronique Da Rosa Coelho, archiviste itinérante au CDG. Sa première mission a été de réaliser un récolement des archives dans les bureaux et les locaux, avant de trier et classer les documents déjà archivés. Au total, ce sont 330 mètres linaires (ml) d’archives qui ont été passés à la loupe. L’archiviste a classé ou éliminé factures, courriers, demandes de subvention, débits de boisson, ou encore contrat de location de salle. « Les durées de conservation des documents dépendent de leur nature : les dossiers de marché et les factures doivent être conservés 10 ans, les courriers 5 ans. Les éliminations suivent une procédure réglementaire et passent par la rédaction de bordereaux, signés par le Maire. Depuis le début de ma mission, près de 100 ml ont été détruits. » précise Véronique.

Une mission de longue haleine

Entre janvier 2013 et avril 2019, l’archiviste aura passé près de 1000 heures à Plouzané. Un vrai travail de fourmi, qui s’est traduit par la mise en place d’un répertoire numérique avec 2 types de classement : le code de 1926, pour les documents produits jusqu’à 1982 et la série w, pour ceux datant d’après 1982. Cette mission aura permis de créer une liste exhaustive des archives communales et d’assurer leur préservation, grâce à la création de deux salles d’archive dans le nouvel hôtel de ville. 

Après une première mise à jour, qui s’est achevée en avril 2019, l’archiviste est confiante : « le personnel de la mairie a été sensibilisé et formé à l’archivage. Le répertoire mis en place leur permettra d’avoir accès facilement aux mémoires de la commune et d’ouvrir leurs portes aux personnes intéressées. »

Allo ?

Le classement des archives a été l’occasion de redécouvrir un métier aujourd’hui oublié, celui de gérant de cabine téléphonique. Les registres de délibérations et d’arrêtés du Maire ont permis de retracer l’histoire de ce métier à Plouzané : c’est en 1924 que la décision d’installer une cabine téléphonique publique à La Trinité a été prise par le Conseil municipal pour répondre à une demande d'un restaurateur de la commune.

En 1947, la cabine a été transférée au bourg. Installée dans le bâtiment de l’agence postale, toute personne souhaitant téléphoner pouvait s'y présenter : la gérante appelait le central téléphonique, une opératrice demandait le numéro désiré et le contact était établi.

Un temps que les moins de 20 ans ne peuvent pas connaître !